Зачем нужна легализация документов

В России свободно можно жить и работать с документами, полученными за границей. Работодатели не возражают против заграничных дипломов, вы можете устроить ребенка в школу с иностранным свидетельством о рождении и так далее. Но в большинстве случаев необходимо, чтобы эти документы были легализованы в стране выдачи. Например, если вы учились в Австрии, на диплом вам нужно поставить апостиль в Австрии. Также для школы или детсада поставьте апостиль на свидетельство о рождении. Таким образом, необходимо заранее выполнить легализацию в Австрии, чтобы австрийские документы в России были действительны.

Легализация документов в России не требуется только для нескольких стран, с которыми заключены двусторонние договоры. Например, не нужно легализовать белорусские, казахские или узбекские документы. Им достаточно нотариального перевода. Но австрийские документы легализовать нужно.

При этом не имеет значения, что вы гражданин России и собираетесь тут работать. Если вы учились в Австрии, легализация диплома Австрии потребуется как минимум для нострификации, то есть признания. Без нострификации австрийский диплом в РФ не считается действительным. А Росаккредагентство, которое нострифицирует образовательные документы, требует, чтобы был проставлен апостиль на оригинал диплома. В редких случаях принимают на нотариальной копии или электронном документе.

Что такое апостиль Австрии

Апостиль Австрии выглядит примерно так же, как апостиль любой другой страны из списка гаагской конвенции 1961 года. Это прямоугольный штамп с французской надписью «Apostille» и данными о документе. Кроме того, на апостиле обязательно стоит упоминание Гаагской конвенции.

Именно Гаагская конвенция от 05.10.1991 г. позволила упростить действующую до тех пор консульскую легализацию документов. Процедура консульской легализации в Австрии включает в себя проставление нескольких штампов. Сначала документ заверяют в МИД вашей страны, потом нередко – в Минюсте, а в конце нужно получить печать консульства той страны, где вам нужно использовать документ.

Гаагская конвенция 1961 года этот процесс упростила. Страны договорились проставлять всего один штамп, который и будет удостоверять подлинность документа. Со временем список Конвенции расширился. Австрия подписала ее в 1967 году, а Россия – в 1991-ом. Так что в настоящее время РФ и Австрия принимают документы друг друга при наличии апостиля. Апостиль в Австрии проставляется на немецком языке.

В Австрии проставляют апостиль на личных и корпоративных документах.

Кто ставит апостили в Австрии

Австрийские власти уполномочили на проставление апостилей всего 3 ведомства:

1. Федеральное министерство по европейским и международным делам (МИД Австрии).
2. Федеральные земельные суды.
3. Магистраты и Областные правительства (Bezirkshauptmannschaft).

На личные документы о гражданском состоянии можно поставит апостиль Bezirkshauptmannschaft по месту выдачи. Так, например, апостиль на свидетельство о рождении, выданное в Вене, можно запросить в венском Окружном правительстве, а выполнить легализацию диплома, полученного в Инсбруке – в Окружном правительстве Тироля. 

Федеральное министерство по европейским и международным делам может ставить электронные апостили на документы следующих органов (§§ 3 и 4 Закона об апостиле).

• Федерального президента или канцелярии Федерального президента.
• Президента национального совета и председателя Федерального совета или дирекции парламента.
• Федерального правительства и федерального министра.
• Административного суда, в т.ч. высшей инстанции, верховного и конституционного судов.
• Счетной палаты.
• Выписки из центральных реестров, выдаваемых федеральным министерством.

Кроме того, Федеральное министерство по европейским и международным делам уполномочено проставлять электронный апостиль на следующие документы (Постановление Федерального правительства, BGBl. II № 99/2018):

• справки об отсутствии судимости из управления полиции федеральных земель,
• подтверждения военных комендатур,
• дипломы, аттестаты и другие образовательные документы государственных образовательных учреждений,
• свидетельства и документы торгово-промышленных палат Австрии,
   выписки из Торгового реестра и реестров Ведомства по патентам,
• подтверждения страховых медицинских организаций,
• подтверждения пенсионных страховых организаций,
• подтверждения, свидетельства и решения налоговых органов,
• документы, сертификаты и решения Федерального агентства по безопасности в сфере здравоохранения (BASG),
• документы, свидетельства, сертификаты и решения федеральных ведомств и федеральных сельскохозяйственных учреждений по Закону о федеральных ведомствах BGBl. I № 83/2004 в ред. BGBl. I № 58/2017,
• документы, свидетельства, сертификаты и решения Федерального центра исследований и обучения по лесам и ландшафтам, а также Федерального ведомства по лесному хозяйству,
• документы, свидетельства, сертификаты и решения Агентства по здравоохранению и продовольственной безопасности GmbH (AGES), а также Федерального ведомства по продовольственной безопасности (BAES),
• документы, свидетельства и сертификаты Федеральной инспекции по виноделию,
• документы и сертификаты Федерального агентства по окружающей среде,
• свидетельства и подтверждения Австрийской палаты врачей, Австрийской палаты стоматологов, Австрийской палаты фармацевтов, а также Австрийского объединения акушерок.

Торговые и коммерческие документы, по общему правилу, не апостилируют. Их легализация в Австрии тоже обязательна, но заверяют такие документы в торговых палатах.

Нотариальные документы, в том числе копии и переводы, апостилируют в земельном государственном суде по гражданским делам.

Как поставить апостиль в Австрии

Первое и самое главное условие: ваш документ для апостиля должен быть выдан не раньше 6 месяцев. Это значит, что если свидетельство о рождении или о браке вы получили давно, то придется сначала получить свежие. Заказать такие документы можно онлайн.

Например, ваш документ выдан магистратом (органом ЗАГС) Вены или хранителем старых метрических книг Вены (например, римско-католическими приходами, евангелическими приходами А.В. и Г.В., старокатолической церковью, греко-православной церковью, Израильской религиозной общиной). Тогда свежий документ и апостиль можно получить там же в магистрате, в службе Stadtservice Wien.

Если же документ выдан бывшими магистратами Вена-Клостернойбург (сейчас магистрат Клостернойбурга), Вена-Мёдлинг, Вена-Кальтенлойтгебен (сейчас магистрат Мёдлинга), Вена-Швехат, Вена-Химберг и Вена-Швехат-Химберг (сейчас магистрат Швехата), заверение производится в соответствующей окружной администрации (Bezirkshauptmannschaft). 

В других округах Австрии вы можете получить апостиль и даже заранее записаться на официальном сайте Bezirkshauptmannschaft округа.

Легализацию диплома Австрии выполняют поэтапно. Сначала снимают нотариальную копию с документа и приложения. После чего заверяют копию в Земельном суде. При этом обращаться нужно только тот суд, где зарегистрирован этот нотариус. Так как именно в суде по месту регистрации есть образец подписи нотариуса. Обратите внимание, что при легализации диплома апостиль ставят отдельно на сам документ, отдельно – на приложение. Соответственно, вы должны получить два апостиля на один образовательный документ.

Госпошлина за апостиль на документы Австрии составляет 17,5 евро за 1 документ.

Можно ли получить апостиль Австрии за границей

Если вы не знали, забыли или не успели апостилировать документы в самой Австрии, сделать это в австрийском посольстве за рубежом возможно, хотя не на все документы. Поставить апостиль Австрии в консульстве поставят только на те документы, которые можно получить из государственных реестров. То есть консульство получит эти документы и поставит на них апостиль. Если же документы были выданы на территории Австрии, то за проставлением апостиля вас отправят в Австрию. 

В консульстве Австрии в Москве можно запросить такие документы:

• свидетельства о рождении, браке, смерти, разводе;
• справки о несудимости;
• справки о наличии гражданства;
• свидетельство о выезде из страны.

Адрес консульства: 119034, Россия, Москва, Большой Левшинский переулок 7/1

moskau-ka@bmeia.gv.at, тел. +7 (495) 956 1660

А вот легализация диплома Австрии таким образом невозможна. Придется сделать это лично или отправить документ в Австрию курьером или почтой. 

Электронный апостиль (e-apostille)

Возможность ставить электронный апостиль появилась в Австрии благодаря изменению Закона об апостиле (BGBl.) I № 40/2017 от 01.07.2017.

Такая форма была сделана для документов, которые выдаются в электронном виде с цифровой подписью и печатью. Эти документы удобно апостилировать так же в цифровом виде, то есть апостиль на такой документ в Австрии так же может быть подписан цифровой подписью.

Электронные апостили приравниваются к бумажной форме. В принципе, такой апостиль должны признавать государства-участники Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов 1961 года. Однако, не все государства-участники выдают и, соответственно, признают электронные апостили. Поэтому перед подачей заявления на электронный апостиль уточните, примут ли у вас австрийский документ апостилем в электронном виде.

Внимание: большинство австрийских документов выдается без рукописной подписи, то есть с официальной электронной подписью. Поэтому, когда вы заказываете документ с апостилем, не забудьте указать, что вам нужна именно рукописная подпись для целей легализации в Австрии. При получении документа убедитесь, что там стоит не цифровая, а собственноручная подпись выдавшего документ уполномоченного лица. Иначе вы не сможете апостилировать документ в бумажном виде.