Вы впервые столкнулись с понятием легализации документов? Тогда слово «апостиль» для вас звучит, как минимум, необычно. К нам часто обращаются с вопросами: как поставить какой-то «апостол», или «эпистол», или нужна какая-то «апостилизация». На самом деле правильно произносится это слово как «апостиль», ударение ставится на последний слог. Осталось разобраться, где и на какие документы апостиль проставляется и уточнить срок действия апостиля.

Зачем нужна легализация?

Легализация документов нужна только в том случае, если вы планируете использовать документ за границей. То есть российским документам в России никакая легализация не нужна. Соответственно, итальянские документы не требуют легализации в Италии и так далее.

Эта процедура призвана доказать иностранным чиновникам, что при выдаче документа соблюдены все законы. А сам документ оформлен в соответствии с принятыми в стране стандартами и является подлинным. Если у стран существуют соглашения о взаимном принятии документов, то легализация не нужна. Например, документы из Беларуси, Узбекистана, Казахстана, Киргизии в России используют без легализации.

Есть соглашения и с рядом других стран, но правила время от времени меняются. Например, долгое время не нужно было дополнительно легализовать документы из Литвы, Латвии, Украины. Можно было сделать нотариальный перевод на русский язык и без ограничений пользоваться документами этих стран в России. Но сейчас договора об отмене легализации с этими странами прекращены, так что придется получать апостиль.

Какая бывает легализация

Как уже сказано, в некоторых страны вообще не нужна легализация, если между ними заключены соглашения о признании документов. Но – документ должен быть на государственном языке. Едете в Беларусь – переводите документы на белорусский язык. Приехали из Узбекистана в Россию – нужен перевод на русский. Причем все переводы обязательно должны быть заверены нотариально, иначе их не примут.

Консульская легализация

Существует консульская легализация. Это довольно длительный процесс: легализация проходит в несколько этапов. В России это происходит следующим образом:

• с документа снимают копию и заверяют ее у нотариуса. Либо это может быть оригинал нотариального документа;
• нотариальную копию заверяют в Минюсте РФ;
• после этого документ заверяют в МИД РФ;
• наконец документ заверяют в консульстве того государства, куда вы отправляетесь.

В отдельных случаях, например, в ОАЭ, документ нужно также заверить в МИД ОАЭ уже на территории Эмиратов. Эта легализация хоть и сложная, но используется в подавляющем числе государств.

Апостиль

По сравнению с консульской легализацией апостилирование – это легализация упрощенная. Тут действительно проще: на каждый документ ставят всего один штамп. Он и называется апостиль, и ударение в этом слове ставится на последнем слоге. Конечно, ведь это слово французское, а французы ставят ударение всегда в конце.

Выбрать апостилирование по собственному желанию нельзя. Этот вид легализации используется только в тех государствах, что подписали Гаагскую конвенцию от 05.10.1961. В тот день ее подписали около трех десятков стран. Позже к Конвенции присоединялись и другие государства, в том числе Россия в 1992 году. В настоящее время в списке Гаагской конвенции состоят 125 стран.

Гаагская конвенция гласит, что страны, которые ее подписали, обязуются принимать документы друг друга с апостилем. То есть Россия принимает документы из стран Европы, Китая, США с апостилем. В этих странах российские документы тоже принимаются с апостилем.

Однако страны, которые конвенцию не подписали, продолжают использовать легализацию. Так, российские документы, например, для ОАЭ или Арабских Эмиратов нужно легализовать в консульстве.

Как выглядит апостиль

Апостиль проставляется в виде прямоугольного штампа, который для каждого случая заполняется отдельно.

В нем должно быть указано:

• кем подписан выданный документ;
• в каком учреждении выдан документ;
• в какой стране, в каком городе и когда проставлен штамп;
• должность и ФИО лица, проставившего апостиль;
• учреждение, где проставляется апостиль.

В разных странах этот штамп содержит одни и те же данные. Но может отличаться оформление: где-то апостиль проставляется только на самом документе. В США он ставится на отдельный лист и подшивается к документу. Срок действия апостиля не ограничен по правилам Гаагской конвенции, поэтому ставят его на каждый документ один раз.

Также в заголовке штампа обязательно должно быть слово Apostille, в переводе на русский — апостиль, и ударение всегда в конце слова.

Кто ставит апостиль

Каждая страна сама решает, какие органы наделить полномочиями проставления апостиля. В США это могут быть госсекретари Штатов. В России апостиль проставляют, как правило, те инстанции, что выдали документ.

• Дипломы, аттестаты, свидетельства о присвоении степени кандидата или доктора наук апостилирует Министерство образования.
• Свидетельства о рождении, браке, смерти, разводе, усыновлении апостилирует ЗАГС.
• Справки о несудимости выдает МВД, поэтому поставить апостиль на них можно также в отделе ГИАЦ МВД или в ИА МВД по месту выдачи. Проверить!
• Нотариальные документы, в том числе заверенные нотариусом переводы, апостилирует Министерство юстиции.
• Архивные документы апостилирует специальный отдел Центрального архива. Проверить!
• На документы военных ведомств апостиль ставит Министерство обороны. Проверить!

Обратите внимание, что апостиль проставляется только на официальных документах гособразца. Поэтому, например, написанную от руки справку апостилировать не получится. Нужно оформить документ у нотариуса.

Сколько времени действителен апостиль

Вообще срок действия апостиля неограничен. То есть достаточно поставить штамп на документ один раз, и его можно использовать всё оставшееся время. Но при этом может быть ограничен срок действия самого документа. Например, справка о несудимости действует около полугода. А в отдельных странах, например, в Испании, не больше трех месяцев. То же касается и справки об отсутствии брака.

Что еще нужно знать об апостиле?

Любую легализацию, в том числе апостиль, можно сделать только в той стране, которая выдала документ. На российские документы апостиль, ударение на последний слог, проставляется исключительно в России.

Несмотря на то, что апостилирование считается упрощенной легализацией, она тоже отнимает некоторое время. Апостиль не проставляется «автоматом» на любой представленный документ. Прежде чем проставить апостиль, например, на диплом, Минобразования делает запрос в вуз. Выясняется, работал ли там указанный в дипломе ответственный, выдавался ли диплом с указанным номером и так далее.  Так проверяется подлинность каждого документа.